Premier visage que rencontre le patient, relais indispensable du médecin, pilier de l'organisation du cabinet : le ou la secrétaire médical·e occupe une place centrale dans le parcours de soin. Le métier, officiellement appelé Secrétaire Assistant·e Médico-Administratif·ve (SAMA), recrute dans de très nombreuses structures de santé. Voici ce qu'il faut savoir avant de vous lancer.

Les missions d'un·e secrétaire médical·e

Le métier est polyvalent : il mêle relation humaine, gestion administrative et coordination. Les missions varient selon la structure, mais on retrouve partout les mêmes grands blocs.

Accueillir et orienter les patients

  • accueil physique au cabinet ou à l'accueil du service ;
  • gestion des appels téléphoniques et des messages ;
  • information des patients sur les consultations, les documents à apporter, les démarches ;
  • repérage des situations urgentes au téléphone et orientation adaptée, par exemple vers le SAMU (15).

Organiser l'agenda et les rendez-vous

Le ou la secrétaire gère le planning des praticiens : prise de rendez-vous, reports, gestion des urgences et des imprévus, souvent à l'aide d'un logiciel de prise de rendez-vous en ligne. Une bonne organisation de l'agenda fluidifie toute la journée du cabinet.

Gérer les dossiers médicaux et les documents

  • création et mise à jour des dossiers patients ;
  • saisie et mise en forme des courriers et comptes rendus médicaux ;
  • classement, archivage et transmission sécurisée des documents.

Cette partie demande une bonne maîtrise de la terminologie médicale et une orthographe irréprochable.

Assurer la facturation et le suivi administratif

Selon la structure : encaissement des consultations, télétransmission des feuilles de soins, suivi du tiers payant, relances et coordination avec les organismes d'assurance maladie et les mutuelles.

Coordonner avec les autres professionnels

Laboratoires, centres d'imagerie, spécialistes, établissements hospitaliers : le ou la secrétaire médical·e fait circuler l'information pour que le parcours du patient reste fluide.

Les qualités indispensables

  • Le sens de l'accueil et l'empathie : les patients sont parfois inquiets ou fragilisés ; savoir rassurer fait partie du métier.
  • La discrétion : vous avez accès à des informations confidentielles et êtes tenu·e au secret professionnel.
  • L'organisation : plusieurs tâches se mènent de front, entre téléphone, accueil et dossiers.
  • Le calme : salle d'attente pleine, appels en série, urgence imprévue… il faut garder la tête froide.
  • La rigueur rédactionnelle : un compte rendu ou un courrier médical ne tolère pas l'approximation.
  • L'aisance avec l'informatique : logiciels métier, agenda en ligne, messagerie sécurisée.

Bonne nouvelle : ces compétences s'apprennent. La formation est justement conçue pour les développer, en centre et sur le terrain.

Où travailler ? Les débouchés

Le métier offre un large choix d'environnements :

  • cabinets médicaux et paramédicaux (généralistes, spécialistes, kinésithérapeutes…) ;
  • cabinets dentaires ;
  • cliniques et hôpitaux, y compris les services administratifs hospitaliers ;
  • centres de santé et maisons médicales ;
  • laboratoires d'analyses et centres d'imagerie ;
  • établissements médico-sociaux.

Avec l'expérience, plusieurs évolutions sont possibles : secrétariat spécialisé dans une discipline, coordination d'un secrétariat ou d'un accueil, ou encore évolution vers le métier d'assistant·e médical·e, qui ajoute des missions d'aide à la consultation. Nous détaillons ces différences dans l'article Secrétaire médical·e ou assistant·e médical·e : quelles différences ?

Un plus apprécié des employeurs : les gestes d'urgence

Au standard ou à l'accueil, le ou la secrétaire est souvent la première personne à faire face à un malaise ou à un appel inquiétant. L'AFGSU de niveau 1 (Attestation de Formation aux Gestes et Soins d'Urgence) concerne justement les personnels non soignants qui travaillent auprès des professionnels de santé. Pour en savoir plus, lisez AFGSU 1 ou AFGSU 2 : laquelle choisir ?

Comment se former ?

La voie de référence est le Titre professionnel SAMA, de niveau 4 (équivalent bac). Chez ISW Éducation, il se prépare en alternance à Paris (Nation) sur 12 mois, au rythme d'environ 1 jour à l'école et 4 jours en entreprise : vous êtes rémunéré·e et la formation est prise en charge. Aucun diplôme n'est exigé à l'entrée — voir notre article Devenir secrétaire médical·e sans diplôme.

Questions fréquentes

Quelle différence entre secrétaire médical·e et SAMA ?

Aucune sur le fond : « Secrétaire Assistant Médico-Administratif » est l'intitulé officiel du Titre professionnel qui prépare au métier de secrétaire médical·e.

Le métier recrute-t-il ?

Les structures de santé ont un besoin constant de profils formés à l'accueil et à la gestion administrative médicale. L'alternance est d'ailleurs un moyen apprécié des cabinets pour former un·e futur·e collaborateur·rice à leurs méthodes.

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